Quy trình đấu thầu suất ăn học đường minh bạch và hiệu quả

Trong những năm gần đây, vấn đề an toàn thực phẩm học đường trở thành tâm điểm quan tâm của phụ huynh và toàn xã hội. Bên cạnh việc kiểm soát chất lượng bữa ăn, một khâu ít được chú ý nhưng có vai trò quyết định chính là quy trình đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp suất ăn. Không ít trường học gặp rắc rối vì quy trình thiếu minh bạch, chọn sai đối tác, dẫn đến hệ lụy về uy tín và sức khỏe học sinh.

Bài viết dưới đây phân tích sâu về quy trình đấu thầu suất ăn học đường hiệu quả, minh bạch, có ví dụ thực tế và góc nhìn chuyên gia giúp các trường có thể áp dụng ngay.

1. Vì sao cần quy trình đấu thầu minh bạch trong cung cấp suất ăn học đường

Tại Việt Nam, mô hình suất ăn học đường hiện đang được áp dụng ở hầu hết các cấp học mầm non và tiểu học, đặc biệt tại các đô thị lớn. Trung bình, một trường học quy mô 500–1.000 học sinh cần cung cấp từ 1.000–2.000 suất ăn mỗi ngày. Với số lượng lớn như vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín không thể dựa vào cảm tính hay mối quan hệ, mà cần tuân thủ quy trình đấu thầu rõ ràng, minh bạch và có kiểm soát.

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường học hoặc đơn vị quản lý bán trú vẫn lựa chọn nhà cung cấp qua “giới thiệu nội bộ” hoặc chỉ dựa trên giá thầu thấp nhất. Hệ quả là nhiều sự cố đáng tiếc xảy ra: thực phẩm không đảm bảo nguồn gốc, thức ăn không đủ nhiệt độ, thậm chí có trường hợp học sinh bị ngộ độc tập thể.

Ví dụ điển hình là vụ việc tại một trường tiểu học ở Bình Dương năm 2023, nơi 72 học sinh nhập viện do ngộ độc thực phẩm sau bữa trưa. Sau khi điều tra, cơ quan chức năng phát hiện nhà thầu cung cấp chưa có giấy chứng nhận HACCP, nguồn thực phẩm nhập từ chợ tự phát. Đây là bài học đắt giá về việc chọn sai nhà cung cấp chỉ vì giá thấp hơn đối thủ 5%.

Minh bạch trong đấu thầu không chỉ giúp trường học lựa chọn đúng đối tác mà còn tạo niềm tin cho phụ huynh và xã hội, đảm bảo mỗi bữa ăn của học sinh không chỉ “no” mà còn “an toàn – đủ dinh dưỡng – đúng quy chuẩn”.

2. Các bước trong quy trình đấu thầu suất ăn học đường hiệu quả

Để đảm bảo chất lượng, các trường học nên thực hiện quy trình đấu thầu theo 5 bước chuẩn dưới đây. Đây là quy trình được nhiều hệ thống trường quốc tế và các Sở Giáo dục – Y tế khuyến nghị áp dụng từ năm 2024.

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu và tiêu chí lựa chọn

Trước khi phát hành hồ sơ mời thầu, trường cần xác định rõ:

• Số lượng học sinh, tần suất cung cấp bữa ăn (bán trú, toàn phần, theo tuần hoặc tháng).

• Yêu cầu dinh dưỡng cụ thể cho từng nhóm tuổi.

• Tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc như: có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, chứng nhận ISO 22000 hoặc HACCP, quy mô bếp trung tâm đạt chuẩn.

• Tiêu chí phụ: phương tiện vận chuyển, khả năng lưu mẫu, chính sách xử lý phản hồi phụ huynh, giá thành và cam kết cải thiện thực đơn.

Một bộ tiêu chí rõ ràng sẽ giúp hạn chế rủi ro chọn sai đối tác ngay từ vòng hồ sơ.

Bước 2: Phát hành hồ sơ mời thầu và tiếp nhận hồ sơ dự thầu

Trường học có thể phát hành hồ sơ mời thầu công khai trên website, qua văn bản hành chính, hoặc gửi đến các công ty đã có chứng nhận hoạt động trong lĩnh vực suất ăn học đường. Việc tiếp nhận hồ sơ phải có biên bản ghi nhận thời gian và người nộp để đảm bảo tính minh bạch.

Tất cả các nhà thầu phải cung cấp:

• Hồ sơ pháp lý (giấy phép kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm).

• Hồ sơ năng lực (kinh nghiệm cung cấp cho các trường học khác).

• Bản mô tả quy trình vận hành bếp và hệ thống quản lý an toàn.

• Thực đơn mẫu trong 4 tuần liên tiếp, có phân tích dinh dưỡng.

Bước 3: Đánh giá hồ sơ và kiểm tra thực tế bếp trung tâm

Đây là bước mang tính quyết định. Hội đồng thẩm định (gồm ban giám hiệu, đại diện phụ huynh, chuyên viên y tế học đường) sẽ chấm điểm hồ sơ theo tiêu chí định lượng.
Sau đó, cần tổ chức kiểm tra thực tế tại bếp trung tâm của 2–3 đơn vị đạt điểm cao nhất.

Một ví dụ đáng học hỏi là trường liên cấp Hòa Phát (Hà Nội) đã đưa cả đội ngũ giáo viên và phụ huynh đi khảo sát trực tiếp bếp ăn của 4 đơn vị trước khi ra quyết định. “Chúng tôi nhận thấy không ít công ty nói rất hay trong hồ sơ, nhưng thực tế bếp lại lộn xộn, không có khu riêng cho thực phẩm sống – chín,” đại diện trường cho biết.

Bước 4: Chạy thử và đánh giá phản hồi thực tế

Trước khi ký hợp đồng dài hạn, nên tổ chức 2–3 tuần cung cấp thử nghiệm. Trong giai đoạn này, trường sẽ:

• Đo lường mức độ hài lòng của học sinh.

• Ghi nhận phản hồi phụ huynh.

• Kiểm tra ngẫu nhiên chất lượng thực phẩm và vệ sinh khu giao nhận.

Kết quả giai đoạn thử sẽ là minh chứng thực tế, giúp loại bỏ những đơn vị chỉ có “bề ngoài” nhưng không đủ năng lực thực hành.

Bước 5: Ký hợp đồng và giám sát định kỳ

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, hợp đồng cần quy định rõ:

• Quy trình lưu mẫu, kiểm tra định kỳ.

• Cơ chế xử phạt khi vi phạm.

• Trách nhiệm phối hợp khi có sự cố.

• Cam kết cải thiện thực đơn theo phản hồi hằng tháng.

Ngoài ra, trường nên duy trì tổ “giám sát độc lập” gồm phụ huynh và giáo viên trực tiếp kiểm tra ngẫu nhiên hằng tuần, nhằm đảm bảo tính minh bạch lâu dài.

3. Thực tế điển hình: Trường Quốc tế Sakura và bài học minh bạch

Trường Quốc tế Sakura (TP. Hồ Chí Minh) là một trong những đơn vị tiên phong áp dụng quy trình đấu thầu chuẩn hóa. Năm 2024, khi đến thời điểm gia hạn hợp đồng với đơn vị cung cấp suất ăn, nhà trường quyết định tổ chức đấu thầu công khai, dù đối tác cũ vẫn hoạt động ổn định.

Kết quả thật bất ngờ: có 5 đơn vị tham gia, trong đó 3 đơn vị đạt chuẩn rất cao. Qua khảo sát thực tế, trường chọn Haseca – một công ty có hệ thống bếp trung tâm đạt chuẩn HACCP và công nghệ giám sát nhiệt độ trực tuyến.

Nhờ quy trình minh bạch, chỉ sau một học kỳ, tỉ lệ phụ huynh hài lòng với bữa ăn của học sinh tăng từ 80% lên 96%. Học sinh cũng phản hồi tích cực hơn với thực đơn phong phú, có nhiều món theo mùa.

“Minh bạch trong đấu thầu không chỉ giúp chọn được đối tác tốt, mà còn giúp các bên giám sát lẫn nhau, tránh rủi ro phát sinh,” đại diện trường chia sẻ.

Từ thành công của trường Sakura, nhiều trường khác trong hệ thống tư thục tại TP.HCM đã học hỏi mô hình này, tổ chức đấu thầu công khai trên nền tảng số, có livestream buổi chấm thầu và công bố điểm từng hạng mục — một bước tiến lớn trong quản trị bữa ăn học đường.

4. Góc nhìn chuyên gia: Bí quyết để quy trình đấu thầu minh bạch thật sự hiệu quả

Theo chuyên gia Phạm Thanh Huyền, người có hơn 12 năm kinh nghiệm trong tư vấn quản lý bếp ăn học đường và từng tham gia xây dựng quy chuẩn HACCP cho các đơn vị cung cấp suất ăn công nghiệp, việc đấu thầu minh bạch không chỉ nằm ở quy trình, mà ở tư duy quản trị của nhà trường.

“Minh bạch không chỉ là công khai hồ sơ, mà còn là sẵn sàng để phụ huynh, giáo viên và cơ quan chức năng cùng tham gia giám sát,” bà Huyền khẳng định.

Chuyên gia chia sẻ 5 nguyên tắc then chốt để đấu thầu hiệu quả:

1. Công khai thông tin từ đầu: Mọi tiêu chí lựa chọn, điểm chấm và kết quả cần được niêm yết công khai.

2. Lấy chất lượng làm trọng, không lấy giá làm chuẩn: Nhà cung cấp có giá thấp nhất không đồng nghĩa là tốt nhất.

3. Kiểm chứng thực tế, không tin hoàn toàn hồ sơ: Bếp đạt chuẩn nhìn qua giấy tờ không bằng một lần khảo sát trực tiếp.

4. Phụ huynh nên được tham gia từ khâu đánh giá đến giám sát: Đây là yếu tố giúp tăng tính tin cậy và sự đồng thuận.

5. Định kỳ rà soát lại hợp đồng mỗi 6 tháng: Giúp nhà trường kịp thời thay đổi nếu chất lượng giảm sút.

Theo bà Huyền, khi quy trình đấu thầu được chuẩn hóa, không chỉ chất lượng bữa ăn được nâng cao, mà niềm tin của phụ huynh và uy tín của trường học cũng tăng mạnh mẽ. Điều này góp phần tạo nên một môi trường học đường an toàn, chuyên nghiệp và bền vững.

Một bữa ăn học đường không chỉ là câu chuyện của thực phẩm, mà còn là biểu hiện của trách nhiệm xã hội. Quy trình đấu thầu minh bạch chính là công cụ giúp các trường lựa chọn đúng đối tác, bảo vệ sức khỏe học sinh, đồng thời củng cố niềm tin của phụ huynh.

Trong bối cảnh năm học 2025–2026, khi yêu cầu về dinh dưỡng và an toàn thực phẩm ngày càng khắt khe, việc thiết lập một quy trình đấu thầu suất ăn học đường minh bạch, có kiểm chứng và giám sát đa chiều sẽ là tiêu chí bắt buộc cho mọi cơ sở giáo dục.

Minh bạch không chỉ là một quy định hành chính – mà là văn hóa của trách nhiệm và sự tôn trọng đối với trẻ em, những người xứng đáng được hưởng những bữa ăn tốt nhất, an toàn nhất và đầy yêu thương.

Haseca - Suất ăn công nghiệp hàng đầu Việt Nam

Haseca - Công ty cổ phần Dịch vụ Hà Thành, trải qua 10 năm xây dựng và phát triển, Haseca đã vươn lên trở thành nhà cung cấp suất ăn công nghiệp uy tín hàng đầu Việt Nam. Mỗi năm nhà thầu bếp ăn Haseca lại cung cứng hàng triệu bữa ăn Ngon - Sạch - An toàn - Chất lượng khắp cả nước. Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, cùng sự cầu thị, không ngừng cải tiến, hoàn thiện dịch vụ, bếp ăn tập thể Haseca đã chinh phục và giữ vững niềm tin của nhiều khách hàng khó tính như Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, EU, Đài Loan, Trung Quốc,...

Hiện nay, bếp ăn công nghiệp Haseca có thể đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, cụ thể như: cá nhân hóa thực đơn theo yêu cầu, xây dựng chế độ dinh dưỡng phù hợp với từng ngành nghề, đặc điểm công việc của khách hàng. Toàn bộ quá trình xây dựng thực đơn, cân đối chế độ dinh dưỡng được triển khai bởi đội ngũ dinh dưỡng viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản về dinh dưỡng suất ăn công nghiệp.

Trong hoạt động kinh doanh suất ăn công nghiệp, Haseca không chỉ tiên phong ở quá trình chuyên nghiệp hóa, tuân thủ nghiêm ngặt quy trình chế biến, vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn lao động mà còn có nhiều nỗ lực trong việc thực hiện các chính sách xã hội, tích cực hỗ trợ học tập, giải quyết việc làm cho các bạn sinh viên mới ra trường, người lao động trung niên.

Ngoài ra, HappySpoon cũng là thương hiệu trực thuộc Hà Thành, tập trung vào lĩnh vực suất ăn học đường. Với định hướng cung cấp những bữa ăn đủ chất, ngon miệng và đảm bảo vệ sinh cho học sinh, HappySpoon chú trọng xây dựng thực đơn khoa học, phù hợp từng độ tuổi và nhu cầu dinh dưỡng. Thương hiệu này không chỉ mang đến giải pháp tối ưu cho các trường học trong việc quản lý bữa ăn, mà còn đồng hành cùng phụ huynh trong việc chăm lo sức khỏe cho thế hệ trẻ, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện.

Bạn đang cần một đơn vị cung ứng suất ăn công nghiệp uy tín hàng đầu Việt Nam. Hãy đến với Haseca bạn sẽ cảm nhận được dịch vụ chất lượng cao, trách nhiệm và sự tự tần tình từ mỗi cá nhân chúng tôi. Với phương châm "Ngon sạch từ tâm", nhà cung ứng suất ăn công nghiệp Haseca rất mong muốn nhận được sự hợp tác, đồng hành của bạn.

• CHI NHÁNH
  Tầng 2, toà ThePride, La Khê, Hà Đông, Hà Nội
  0966 816 002 - 0966 741 866