Lãng phí thực phẩm trong bếp ăn công nghiệp: Nhà máy đang mất bao nhiêu?

Một nhà máy có thể đang mất tiền từ hoạt động tổ chức bữa ăn mà khoản hao hụt đó không thể hiện rõ trong bảng báo giá của nhà cung cấp. Chi phí có thể đến từ nguyên liệu không được sử dụng hết, món ăn đã nấu nhưng không có người nhận, thức ăn bị bỏ lại trên khay hoặc những lần chuẩn bị dư do dự báo số lượng chưa chính xác.

Với vài trăm suất ăn mỗi ngày, lượng lãng phí có thể khó nhận ra nếu chỉ quan sát bằng mắt thường. Nhưng tại nhà máy phục vụ hàng nghìn suất mỗi ngày, những phần dư nhỏ lặp lại liên tục có thể tích lũy thành một khoản chi đáng kể.

Vấn đề không chỉ nằm ở số tiền thất thoát. Lãng phí còn có thể phản ánh những bất cập trong việc xác nhận số suất, xây dựng thực đơn, định lượng khẩu phần và phối hợp giữa bếp ăn với doanh nghiệp.

Vậy lãng phí thực phẩm trong bếp ăn công nghiệp đến từ đâu, có thể đo lường như thế nào và nhà máy cần bắt đầu từ đâu để kiểm soát tốt hơn?

Lãng phí thực phẩm trong bếp ăn công nghiệp đến từ đâu?

Để tìm đúng giải pháp, doanh nghiệp cần phân biệt các loại lãng phí thay vì gộp toàn bộ thức ăn dư vào một nhóm.

Dư nguyên liệu trước khi chế biến

Nguyên liệu có thể bị tồn dư khi số lượng nhập hàng không phù hợp với nhu cầu thực tế, kế hoạch thực đơn thay đổi hoặc dữ liệu dự báo chưa chính xác. Một số hao hụt còn phát sinh trong quá trình bảo quản và sơ chế.

Không phải mọi phần bỏ đi đều là lãng phí có thể tránh được. Những phần không ăn được như xương hoặc vỏ của một số loại rau củ có thể là hao hụt tất yếu theo công thức chế biến. Doanh nghiệp cần phân biệt phần không sử dụng được theo đặc tính nguyên liệu với thực phẩm có thể dùng nhưng bị bỏ do quản lý chưa phù hợp.

Việc đối chiếu lượng nguyên liệu nhập, lượng đưa vào chế biến và thành phẩm thu được sẽ giúp nhận diện những điểm cần kiểm tra.

Món ăn đã chế biến nhưng không được sử dụng

Đây là nhóm đáng chú ý tại các nhà máy có số lượng lao động biến động.

Ví dụ, bếp dự kiến phục vụ 1.000 người nhưng chỉ có 950 người thực tế nhận suất. Nếu toàn bộ 1.000 suất đã được chuẩn bị và 50 suất còn lại không thể sử dụng cho nhu cầu khác một cách an toàn, phần thực phẩm này có thể trở thành lãng phí.

Nguyên nhân có thể là nhân sự nghỉ đột xuất, thay đổi ca, tăng giảm lao động thời vụ hoặc bộ phận phụ trách chưa cập nhật số lượng kịp thời.

Tuy nhiên, nếu 50 suất chưa được chế biến mà chỉ là số lượng đăng ký không sử dụng, doanh nghiệp cần ghi nhận đó là sai lệch dự báo hoặc đăng ký. Không nên mặc định toàn bộ trường hợp đăng ký nhưng không ăn đều tạo ra lượng thức ăn thừa.

Thức ăn còn lại sau khi phục vụ

Thức ăn dư trên khay hoặc tại khu vực chia suất có thể cung cấp thông tin về chất lượng bữa ăn và cách tổ chức phục vụ.

Nếu một món thường xuyên bị bỏ lại, nguyên nhân có thể liên quan đến khẩu vị, định lượng, cách chế biến, nhiệt độ khi phục vụ hoặc mức độ phù hợp của thực đơn với nhóm lao động.

Tuy nhiên, không phải cứ có thức ăn thừa là món ăn không đạt chất lượng. Một phần thức ăn bị bỏ lại có thể xuất phát từ khẩu phần lớn hơn nhu cầu của một số người hoặc thói quen sử dụng khác nhau.

Điều cần làm là ghi nhận theo từng món, từng ngày hoặc từng ca để tìm xu hướng, thay vì kết luận chỉ từ một lần quan sát.

Chuẩn bị dư do dữ liệu số suất chưa chính xác

Tình trạng này thường cần được xem xét tại các doanh nghiệp có nhiều ca làm việc, tăng ca hoặc sử dụng lao động thời vụ.

Nếu danh sách suất ăn không cập nhật theo số người thực tế, bếp có thể tiếp tục chuẩn bị theo dữ liệu cũ. Ngược lại, nếu số lượng được điều chỉnh quá sát giờ, đội ngũ vận hành có thể không còn đủ thời gian để thay đổi kế hoạch nguyên liệu và chế biến.

Đây là bài toán phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp, không chỉ là nhiệm vụ của riêng bộ phận bếp.

Nhà máy có thể đo lường lãng phí thực phẩm như thế nào?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống phức tạp. Trước tiên, cần thống nhất cách ghi nhận để dữ liệu giữa các ngày có thể so sánh được.

Theo dõi tỷ lệ suất ăn đã chuẩn bị nhưng không có người nhận

Công thức tham khảo:

Tỷ lệ suất không được nhận (%) = Số suất đã chuẩn bị nhưng không có người nhận / Tổng số suất đã chuẩn bị × 100%.

Ví dụ, bếp chuẩn bị 1.000 suất và có 30 suất không được nhận. Tỷ lệ suất không được nhận là 3%.

Chỉ số này phản ánh sự chênh lệch giữa sản lượng chuẩn bị và nhu cầu thực tế, nhưng chưa cho biết toàn bộ lượng thực phẩm bị bỏ đi. Một số suất có thể chưa được chia, hoặc có thể xử lý theo phương án đã được phê duyệt nếu điều kiện cho phép.

Theo dõi tỷ lệ thức ăn thừa theo khối lượng

Công thức tham khảo:

Tỷ lệ thức ăn thừa (%) = Khối lượng thức ăn thừa được ghi nhận / Khối lượng thức ăn đã phục vụ × 100%.

Để chỉ số có ý nghĩa, doanh nghiệp cần thống nhất phạm vi ghi nhận: thức ăn còn lại sau chia suất, thức ăn bỏ lại trên khay hay tổng lượng thực phẩm bị loại bỏ ở nhiều công đoạn.

Nếu chỉ cân thức ăn thừa trên khay, kết quả chỉ phản ánh phần thừa sau khi đến người ăn, không bao gồm nguyên liệu bỏ đi trong sơ chế hoặc món chưa được đưa ra phục vụ.

Theo dõi sai lệch giữa số suất dự kiến và thực tế

Công thức tham khảo:

Tỷ lệ sai lệch dự báo (%) = |Số suất dự kiến − Số suất thực tế| / Số suất dự kiến × 100%.

Chỉ số này giúp nhận diện mức độ chênh lệch trong việc dự báo nhu cầu. Doanh nghiệp nên theo dõi cùng chiều tăng hoặc giảm để hiểu tình trạng thiếu suất và dư suất, bởi hai trường hợp có thể cần những giải pháp khác nhau.

Các dữ liệu nên được đối chiếu theo ngày, ca hoặc khu vực ăn để tìm nguyên nhân cụ thể.

Một ví dụ cho thấy lãng phí nhỏ có thể cộng dồn ra sao

Giả sử một nhà máy có kế hoạch chuẩn bị 1.000 suất ăn mỗi ngày. Trung bình 20 suất đã chế biến không được sử dụng và không thể chuyển sang nhu cầu khác. Giả sử riêng phần nguyên liệu thực phẩm cho một suất có giá trị 18.000 đồng.

Khi đó, giá trị thực phẩm tương ứng với số suất dư được ước tính như sau:

• Mỗi ngày: 20 suất × 18.000 đồng = 360.000 đồng.
• Trong 22 ngày hoạt động: 360.000 đồng × 22 = 7.920.000 đồng.

Như vậy, trong ví dụ giả định này, giá trị nguyên liệu gắn với 20 suất dư mỗi ngày tương đương gần 7,92 triệu đồng trong 22 ngày hoạt động.

Đây chỉ là phép tính minh họa, không phải mức lãng phí trung bình của nhà máy hoặc giá suất ăn do Haseca áp dụng. Chi phí thực tế cần căn cứ vào định mức nguyên liệu, thực đơn, số lượng bị dư và khả năng xử lý phần thức ăn chưa sử dụng.

Để tránh tính trùng, doanh nghiệp cũng không nên cộng toàn bộ giá trị suất dư với chi phí thức ăn thừa nếu hai nhóm có phần dữ liệu chồng lặp. Mỗi khoản cần được ghi nhận theo cùng một phương pháp và xác định rõ phạm vi.

Điểm quan trọng của phép tính không phải là suy ra một con số chung cho mọi nhà máy, mà là cho thấy doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những dữ liệu đơn giản để đánh giá quy mô vấn đề của chính mình.

Giảm lãng phí không đồng nghĩa với cắt giảm khẩu phần

Đây là nguyên tắc quan trọng khi tối ưu chi phí suất ăn công nghiệp.

Mục tiêu kiểm soát lãng phí là chuẩn bị sát nhu cầu hơn, không phải giảm lượng thức ăn của người lao động một cách tùy tiện. Nếu nhà máy chỉ giảm số suất dự phòng hoặc cắt khẩu phần để tiết kiệm, nguy cơ thiếu suất và giảm chất lượng bữa ăn có thể tăng lên.

Giải pháp cần dựa trên nguyên nhân:

• Nếu suất dư do dữ liệu đăng ký chưa cập nhật, cần cải thiện cách chốt số và thông báo thay đổi.
• Nếu nguyên liệu tồn dư nhiều, cần rà soát kế hoạch mua hàng, định mức và cách sử dụng nguyên liệu.
• Nếu thức ăn thường bị bỏ lại, cần phân tích phản hồi về món, khẩu phần và cách phục vụ.
• Nếu sản lượng chế biến thường lệch với nhu cầu, cần đối chiếu dự báo theo ca và điều chỉnh kế hoạch phù hợp.

Việc tối ưu cũng cần xem xét tính an toàn thực phẩm. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Tối ưu chi phí trong suất ăn công nghiệp bằng công nghệ và định lượng để tìm hiểu mối liên hệ giữa định lượng, dữ liệu và kiểm soát chi phí.

Dữ liệu từ căng tin giúp doanh nghiệp hiểu người lao động hơn

Dữ liệu bếp ăn không chỉ phục vụ việc tính toán chi phí. Khi được ghi nhận và phân tích đúng cách, chúng có thể giúp bộ phận HR, Admin và quản lý nhà máy hiểu rõ hơn nhu cầu sử dụng bữa ăn.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể theo dõi món nào thường được sử dụng hết, món nào có lượng thừa cao, ca nào có tỷ lệ nhận suất thấp hoặc ngày nào nhu cầu thay đổi đáng kể. Khi đối chiếu những dữ liệu này với lịch sản xuất và biến động nhân sự, nhà máy có thể xác định vấn đề nằm ở thực đơn, cách đăng ký hay khâu tổ chức phục vụ.

Một hệ thống quản lý bếp ăn phù hợp cần hỗ trợ ghi nhận thông tin xuyên suốt, thay vì chỉ tổng hợp chi phí sau khi kết thúc tháng. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Suất ăn công nghiệp Haseca – Hệ thống quản lý bếp ăn toàn diện để tìm hiểu góc nhìn quản lý quy trình bếp ăn.

Haseca tiếp cận bài toán lãng phí từ góc nhìn vận hành

Đối với Haseca, tổ chức suất ăn công nghiệp không chỉ là chuẩn bị đủ món ăn theo thực đơn. Việc kiểm soát số lượng, định lượng, chất lượng và phản hồi từ người sử dụng cũng là những nội dung cần được xem xét trong quá trình vận hành.

Với nhà máy có quy mô lớn, chỉ nhìn vào tổng số suất hoặc tổng chi phí chưa đủ để nhận diện những điểm cần cải thiện. Dữ liệu về số suất thực tế, lượng thức ăn còn lại và phản hồi của người lao động cần được đặt trong bối cảnh cụ thể của từng ca, từng thực đơn và điều kiện phục vụ.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp và đơn vị cung cấp có cơ sở để trao đổi, xác định nguyên nhân và lựa chọn phương án điều chỉnh phù hợp. Việc kiểm soát lượng suất ăn thực tế cần đi cùng kiểm soát chất lượng, chứ không nên trở thành mục tiêu cắt giảm khẩu phần.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm bài viết Cách Haseca kiểm soát chất lượng suất ăn tại bếp ăn khách hàng để tham khảo cách nhìn nhận chất lượng trong quá trình vận hành.

Bắt đầu giảm lãng phí từ những dữ liệu nhỏ nhất

Lãng phí thực phẩm trong bếp ăn công nghiệp không phải lúc nào cũng xuất hiện dưới dạng một khoản chi riêng biệt. Đôi khi, vấn đề nằm trong những suất ăn không được sử dụng, nguyên liệu còn dư hoặc món ăn liên tục bị bỏ lại sau giờ phục vụ.

Với nhà máy có số lượng suất ăn lớn, bước đầu tiên không nhất thiết là đầu tư một hệ thống phức tạp. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc thống nhất phương pháp đo lường, ghi nhận dữ liệu theo ngày và tìm những nguyên nhân lặp lại.

Đúng người – đúng suất – đúng định lượng – đúng nhu cầu là cơ sở để tổ chức bữa ăn hiệu quả hơn mà vẫn duy trì chất lượng và trải nghiệm của người lao động.

Nếu doanh nghiệp đang muốn rà soát mô hình suất ăn, lượng tiêu thụ thực tế hoặc cách phối hợp giữa bộ phận quản lý và bếp ăn, Haseca có thể trao đổi về phương án phù hợp với quy mô và điều kiện vận hành của nhà máy.

Xem thêm

• Thế mạnh của Haseca trong lĩnh vực suất ăn công nghiệp
• Tối ưu chi phí trong suất ăn công nghiệp bằng công nghệ và định lượng
• Suất ăn công nghiệp Haseca – Hệ thống quản lý bếp ăn toàn diện

Liên hệ Haseca để trao đổi về mô hình phục vụ, thực đơn và giải pháp vận hành bếp ăn công nghiệp phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.